Skip to main content

Und da blinkt sie plötz­lich auf dem Han­dy – die Sprach­nach­richt, die der Start­schuss sein soll­te. Wir hör­ten Annes Stimme:

„Ich bin heu­te mor­gen auf­ge­wacht und hat­te einen Geis­tes­blitz: War­um machen wir das nicht ein­fach so, dass wir unse­re Geschich­te erzäh­len.“  

Und nur ein paar Tage spä­ter saß unser gan­zes TREIB­STOFF-Team in unse­rem gro­ßen Bespre­chungs­raum oder per Teams zuge­schal­tet zusam­men und jeder erzähl­te sei­ne Geschich­te der letz­ten Monate.

Dabei stell­ten wir fest, dass es uns allen ähn­lich ging: Wir waren alle erschöpft, aus­ge­brannt, müde und unsi­cher, wie es wei­ter gehen soll­te. Die lan­ge Pan­de­mie und die vie­len Ver­än­de­run­gen in der Agen­tur waren nicht spur­los an uns vor­über gegangen.

Aber in jede Erzäh­lung misch­te sich auch die­ser klei­ne, trot­zi­ge Gedan­ke, dass wir unse­re Geschich­ten so nicht enden las­sen wol­len, denn:

Das Treibstoff-Team bei einem Kick-off Meeting im Konferenzraum

Wir wollen wieder machen, was wir lieben!
Und wir wollen die Welt damit inspirieren!

Wir frag­ten uns: Was ist das eigent­lich, was wir wirk­lich lieben?

Wir lie­ben es, für Din­ge zu bren­nen, ganz im Moment zu sein, unse­re Kollegen:innen und unse­re Kunden:innen mit­zu­rei­ßen und zu inspi­rie­ren, uns Neu­es zu trau­en, ein­fach ins kal­te Was­ser zu sprin­gen und groß­ar­ti­ge Pro­jek­te umzu­set­zen – alle zusam­men. Dar­über waren wir uns einig.

Aber wie? Wie schaf­fen wir das, dort wie­der hin­zu­kom­men? Was kann unser Antrieb sein?

Und in die­sem Moment wur­den Hope und ihre Freun­de gebo­ren und wir mach­ten uns auf die Reise…

So ver­lief unser Kick-off Mee­ting zum Start unse­rer Rei­se. Doch all die gute Ener­gie und Inspi­ra­ti­on muss natür­lich auch ein biss­chen struk­tu­riert wer­den und damit nach so einem Mee­ting dann alle wis­sen, in wel­che Rich­tung wir gemein­sam gehen wol­len, gibt es ein paar Tipps und Regeln, die wir euch ger­ne wei­ter­ge­ben möchten.

Was ist eigentlich ein Kick-off Meeting?

Ein Kick-off Mee­ting führt man zu Beginn eines neu­en inter­nen oder auch exter­nen Pro­jek­tes durch. Teil­neh­men soll­ten alle, die am Pro­jekt betei­ligt sind. In dem Mee­ting skiz­ziert man zum Pro­jekt­start den Zweck und die Bedeu­tung des Pro­jek­tes für das Unter­neh­men bzw.

die Kunden:innen, die Zie­le und die nächs­ten Schrit­te. Man klärt die Ver­ant­wort­lich­kei­ten und Auf­ga­ben der ein­zel­nen Teammittglieder.

Auf­bau und Inhalte 

Je nach Pro­jekt und Unter­neh­mens­grö­ße gestal­tet sich das Kick-off Mee­ting immer ein biss­chen anders. Es kann eine rei­ne Infor­ma­ti­ons- und Prä­sen­ta­ti­ons­ver­an­stal­tung sein oder es bekommt schon einen Work­shop-Cha­rak­ter. Als Projektleiter:in soll­te man sich im Vor­aus Gedan­ken machen, wel­chen Umfang das Mee­ting haben soll, früh­zei­tig einen Ablauf­plan erstel­len und allen Betei­lig­ten zukom­men las­sen. Grob las­sen sich die Inhal­te fol­gen­der­ma­ßen zusammenfassen:

  1. Begrü­ßung
  2. Mache dein Team mit­ein­an­der bekannt.
  3. Lege einen/eine Protokollant:in fest oder zeich­ne das Mee­ting auf (nicht ver­ges­sen, dafür die Zustim­mung von allen Teilnehmer:innen einzuholen).
  4. Erläu­te­re die Zie­le und Inhal­te des Projektes.
  5. Brin­ge alle auf den aktu­el­len Stand.
  6. Lege die Rol­len­ver­tei­lung und die Ver­ant­wort­lich­kei­ten fest.
  7. Dis­ku­tie­re die Kommunikationswege.
  8. Und zum Schluss gibt es noch eine Frage-Antwort-Runde.

Vorbereitung für das Kick-off Meeting

Zie­le 

Das Kick-off Mee­ting hat im Wesent­li­chen drei Ziele: 

  • Die Betei­lig­ten sol­len sich unter­ein­an­der kennenlernen
  • Die Pro­jekt­zie­le sol­len erklärt und ver­stan­den werden
  • Jeder soll sei­ne eige­ne Rol­le im Pro­jekt nach­voll­zie­hen können.

Es ist wich­tig, dass alle Pro­jekt­be­tei­lig­ten auf den glei­chen Infor­ma­ti­ons­stand gebracht wer­den und sich über ihre Erwar­tun­gen aus­tau­schen. Des­halb soll­te das Kick-off Mee­ting gut vor­be­rei­tet und gewis­sen­haft durch­ge­führt wer­den. Ansons­ten besteht die Gefahr, dass die Betei­lig­ten von Anfang an dar­an zwei­feln, dass das Pro­jekt gelin­gen wird. Das wich­tigs­te Ziel einer sol­chen Ver­an­stal­tung die Moti­va­ti­on des Teams und das Ein­schwö­ren auf eine gemein­sa­me Sache.

1. Team
Alle pro­jekt­re­le­van­ten Per­so­nen soll­ten anwe­send sein. Erstel­le eine Teil­neh­mer­lis­te und schi­cke spä­tes­tens 2 Tage vor dem Kick-off-Mee­ting die Ein­la­dung inklu­si­ve Agen­da raus.

2. Umfang
Lege den Zeit­rah­men und die Dau­er des Mee­tings fest und pla­ne genü­gend Puf­fer für Dis­kus­sio­nen und Fra­gen am Ende des Mee­tings ein.

3. Ort
Reser­vie­re früh­zei­tig den Mee­ting­raum und orga­ni­sie­re alle benö­tig­ten Mate­ria­li­en wie Flip­chart, Bea­mer und Lap­tops etc. Bei einem län­ge­ren Mee­ting soll­test du auch das leib­li­che Wohl nicht ver­ges­sen und für Cate­ring und Geträn­ke sorgen.

4. Inhal­te
Berei­te die geplan­ten Inhal­te über­sicht­lich und für alle Teilnehmer:innen auf und ver­tei­le z.B. Handouts schon auf den Plätzen.

5. Doku­men­ta­ti­on
Bestim­me den/die Protokollant:in vor­zei­tig oder sor­ge für die Mög­lich­keit einer Auf­zeich­nung des Meetings.

Vorbereiteter Meetingraum für ein Kick-off Meeting bei Treibstoff

Ablauf

Es gibt ver­schie­de­ne For­men des Kick-off Mee­tings. Hier haben wir mal ein Bei­spiel zusammengestellt:

 

  • Zwang­lo­ses Kennenlernen
  • Begrü­ßung durch Projektleiter:in
  • Vor­stel­lung der Pro­jekt­orga­ni­sa­ti­on und aller Betei­lig­ten: Ver­ant­wort­li­che und ihre Auf­ga­ben, Auftraggeber:innen/Geldgeber:innen, Projektteam
  • Ziel des Kick-off-Meetings
  • Pro­jekt­vi­si­on: Wel­ches Ziel hat das Projekt?
  • Pro­jekt­kos­ten
  • Grob­pla­nung des Pro­jek­tes: Zu erwar­ten­der Zeit­um­fang und Arbeitsaufwand
  • Kom­mu­ni­ka­ti­ons­we­ge im Pro­jekt klä­ren: Zukünf­tig Prä­senz-Mee­tings oder Video- sowie Tele­fon­kon­fe­ren­zen möglich?
  • Hilfs­mit­tel und Doku­men­ta­ti­on im Projekt
  • Erwar­tun­gen an das Pro­jekt­kern­team (Pro­jekt­kul­tur)
  • Nächs­te Schrit­te im Pro­jekt, wei­te­re Termine
  • Fra­gen der Teilnehmer:innen beant­wor­ten und Anre­gun­gen aufnehmen

Und zur Inspiration noch 12 Tipps für ein erfolgreiches Kick-off Meeting

1. Team­bil­dung
In der Pro­jekt­ar­beit tref­fen die unter­schied­lichs­ten Men­schen auf­ein­an­der. Des­halb ist es wich­tig, dass Kick-off Mee­ting zu nut­zen, um alle mit­ein­an­der bekannt­zu­ma­chen. Die­ses Team wird im Lau­fe des Pro­jek­tes eng zusam­men­ar­bei­ten. Es hilft, die Moti­va­ti­on zu stei­gern, wenn man weiß, wel­cher Mensch sich hin­ter der E‑Mail Adres­se bzw. der Tele­fon­num­mer ver­birgt. Das stärkt das Wir-Gefühl und somit auch den Zusam­men­halt im Team.

2. Zie­le und Inhalt erklären
Damit sich alle Teilnehmer:innen mit dem Pro­jekt iden­ti­fi­zie­ren kön­nen, ist es wich­tig, nicht nur die Fra­ge nach dem Sinn und Ziel des Pro­jek­tes zu beant­wor­ten, son­dern vor allem auch zu klä­ren, wel­chen Nut­zen die Mitarbeiter:innen haben und wie sie am Pro­jekt­er­folg teil­ha­ben können.

3. Alle auf einen Stand bringen
Kom­men die Mitarbeiter:innen aus unter­schied­li­chen Abtei­lun­gen, bestehen oft Wis­sens­lü­cken. Die einen sind bereits in die Mate­rie ein­ge­ar­bei­tet, die ande­ren brau­chen noch mehr Infor­ma­tio­nen. Ein Kick-off-Mee­ting soll­te alle Teilnehmer:innen auf den glei­chen Wis­sens­stand zu brin­gen. So wird ver­hin­dert, dass einer/eine hin­ter die ande­ren zurückfällt.

4. Logi­sche Pro­jekt­na­men vergeben
Um eine ers­te Iden­ti­fi­ka­ti­on mit dem Pro­jekt zu schaf­fen ist es ein guter Ansatz, die Teilnehmer:innen gemein­sam einen Pro­jekt­na­men erar­bei­ten zu las­sen. So kommt das Team in ers­te Gesprä­che mit­ein­an­der und die Moti­va­ti­on und Leis­tungs­be­reit­schaft steigt.

5. Rol­len­ver­tei­lung klären
Wer trägt die Ver­ant­wor­tung für wel­chen Bereich des Pro­jek­tes? Wer ist mein Ansprech­part­ner bei Fra­gen oder Pro­ble­men? Die­se The­men soll­ten klar fest­ge­legt wer­den, damit alle Team­mit­glie­der ihre Auf­ga­ben ken­nen und ver­ste­hen. Außer­dem beugt dies Miss­ver­ständ­nis­sen und Streit über Kom­pe­ten­zen von Anfang an vor.

6. Kom­mu­ni­ka­ti­ons­we­ge diskutieren
Die Kom­mu­ni­ka­ti­on unter allen Pro­jekt­be­tei­lig­ten ist essen­zi­ell für das Gelin­gen des Pro­jek­tes. Des­halb gilt es, die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­we­ge genau fest­zu­le­gen, damit jede/r alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen genau dann erhält, wenn er/sie die­se braucht.

7. Klar­heit über die Zie­le schaffen
Natür­lich muss das Gesamt­ziel des Pro­jek­tes im Kick-off Mee­ting erläu­tert wer­den. Noch wich­ti­ger ist es aller­dings, dass jeder/jede Teilnehmer:in seine/ihre kon­kre­ten Teil­zie­le kennt, auf die er hin­ar­bei­tet. Das Errei­chen die­ser klei­ne­ren Teil­zie­le wirkt sich posi­ti­ver auf die Moti­va­ti­on jedes und jeder Ein­zel­nen aus als ein gro­ßes Ziel, das uner­reich­bar erscheint.

8. Ver­trau­en schaffen
Dem/der Projektleiter:in dient das Kick-off Mee­ting auch dazu, Ver­trau­en in die eige­ne Per­son sowie die eige­nen Fähig­kei­ten auf­zu­bau­en. Hat das Team bereits zu Beginn Zwei­fel, ob die Per­son, die das Pro­jekt lei­ten soll, geeig­net ist, wird sich das in der Moti­va­ti­on und auch in den Ergeb­nis­sen nie­der­schla­gen. Ver­trau­en schafft man über Ehr­lich­keit und Trans­pa­renz. Erweckt man den Ein­druck, kei­ne Ver­ant­wor­tung zu über­neh­men, nicht ehr­lich zu sein oder nicht hin­ter dem Team zu ste­hen, wird einem nie­mand Ver­trau­en schenken.

9. Poten­zia­le des Teams erkennen
Jedes Team­mit­glied bringt sei­ne ganz indi­vi­du­el­len Fähig­kei­ten für das Pro­jekt mit. Auf­ga­be des/der Projektleiters/in ist es, die­se Fähig­kei­ten zu erken­nen und für das bevor­ste­hen­de Pro­jekt zu nut­zen. Dafür ist es unum­gäng­lich, sich mit sei­nen Mitarbeiter/innen umfas­sen­den zu beschäf­ti­gen und ihre Stär­ken und Schwä­chen genau zu kennen.

10. Emo­tio­nen wecken
Die Teilnehmer:innen nur mit Zah­len und Fak­ten zu kon­fron­tie­ren, lässt kei­ne Bin­dung zum Pro­jekt ent­ste­hen. Wer errei­chen will, dass die Mit­ar­bei­ter moti­viert und begeis­tert an ihre Auf­ga­ben gehen, muss posi­ti­ve Emo­tio­nen ver­mit­teln. Hier gilt es, den Sinn, die Inspi­ra­ti­on und die Men­schen sowie ihre Stär­ken in den Mit­tel­punkt stellen.

11. Bil­der entwerfen
Eine bild­haf­te Spra­che erreicht sowohl unse­re lin­ke als auch unse­re rech­te Gehirn­hälf­te und sorgt so dafür, dass Inhal­te ein­fa­cher abge­spei­chert wer­den kön­nen. Hier eig­nen sich vor allem Meta­phern und Redewendungen.

11. Wich­ti­ge Bot­schaf­ten wiederholen
Der ers­te Schritt ist getan, wenn die Teilnehmer:innen gut infor­miert und inspi­riert aus dem Kick-off-Mee­ting gehen. Nun kommt es dar­auf an, dass die­se Anfangs­mo­ti­va­ti­on lang­fris­tig auf­recht erhal­ten bleibt. In unse­rem Gehirn wer­den Din­ge, die nicht häu­fig wie­der­holt wer­den, nicht lan­ge gespei­chert. Des­halb gilt es, die wich­tigs­ten Bot­schaf­ten regel­mä­ßig zu wie­der­ho­len und so den Teilnehmer:innen immer wie­der ins Gedächt­nis rufen.

Wir hof­fen, dass wir dich mit unse­ren Tipps inspi­rie­ren kön­nen, dein nächs­tes Kick-off Mee­ting erfolg­reich und krea­tiv zu gestalten.