Und da blinkt sie plötzlich auf dem Handy – die Sprachnachricht, die der Startschuss sein sollte. Wir hörten Annes Stimme:

„Ich bin heute morgen aufgewacht und hatte einen Geistesblitz: Warum machen wir das nicht einfach so, dass wir unsere Geschichte erzählen.“

Und nur ein paar Tage später saß unser ganzes TREIBSTOFF-Team in unserem großen Besprechungsraum oder per Teams zugeschaltet zusammen und jeder erzählte seine Geschichte der letzten Monate.

Dabei stellten wir fest, dass es uns allen ähnlich ging: Wir waren alle erschöpft, ausgebrannt, müde und unsicher, wie es weiter gehen sollte. Die lange Pandemie und die vielen Veränderungen in der Agentur waren nicht spurlos an uns vorüber gegangen.

Aber in jede Erzählung mischte sich auch dieser kleine, trotzige Gedanke, dass wir unsere Geschichten so nicht enden lassen wollen, denn:

Wir fragten uns: Was ist das eigentlich, was wir wirklich lieben?

Wir lieben es, für Dinge zu brennen, ganz im Moment zu sein, unsere Kollegen:innen und unsere Kunden:innen mitzureißen und zu inspirieren, uns Neues zu trauen, einfach ins kalte Wasser zu springen und großartige Projekte umzusetzen – alle zusammen. Darüber waren wir uns einig.

Aber wie? Wie schaffen wir das, dort wieder hinzukommen? Was kann unser Antrieb sein?

Und in diesem Moment wurden Hope und ihre Freunde geboren und wir machten uns auf die Reise…

So verlief unser Kick-off Meeting zum Start unserer Reise. Doch all die gute Energie und Inspiration muss natürlich auch ein bisschen strukturiert werden und damit nach so einem Meeting dann alle wissen, in welche Richtung wir gemeinsam gehen wollen, gibt es ein paar Tipps und Regeln, die wir euch gerne weitergeben möchten.

Was ist eigentlich ein Kick-off Meeting?

Ein Kick-off Meeting führt man zu Beginn eines neuen internen oder auch externen Projektes durch. Teilnehmen sollten alle, die am Projekt beteiligt sind. In dem Meeting skizziert man zum Projektstart den Zweck und die Bedeutung des Projektes für das Unternehmen bzw.

die Kunden:innen, die Ziele und die nächsten Schritte. Man klärt die Verantwortlichkeiten und Aufgaben der einzelnen Teammittglieder.

Aufbau und Inhalte

Je nach Projekt und Unternehmensgröße gestaltet sich das Kick-off Meeting immer ein bisschen anders. Es kann eine reine Informations- und Präsentationsveranstaltung sein oder es bekommt schon einen Workshop-Charakter. Als Projektleiter:in sollte man sich im Voraus Gedanken machen, welchen Umfang das Meeting haben soll, frühzeitig einen Ablaufplan erstellen und allen Beteiligten zukommen lassen. Grob lassen sich die Inhalte folgendermaßen zusammenfassen:

1. Begrüßung
2. Mache dein Team miteinander bekannt.
3. Lege einen/eine Protokollant:in fest oder zeichne das Meeting auf (nicht vergessen, dafür die Zustimmung von allen Teilnehmer:innen einzuholen).
4. Erläutere die Ziele und Inhalte des Projektes.
5. Bringe alle auf den aktuellen Stand.
6. Lege die Rollenverteilung und die Verantwortlichkeiten fest.
7. Diskutiere die Kommunikationswege.
8. Und zum Schluss gibt es noch eine Frage-Antwort-Runde.

Vorbereitung für das Kick-off Meeting

Ziele

Das Kick-off Meeting hat im Wesentlichen drei Ziele:

• Die Beteiligten sollen sich untereinander kennenlernen
• Die Projektziele sollen erklärt und verstanden werden
• Jeder soll seine eigene Rolle im Projekt nachvollziehen können.

Es ist wichtig, dass alle Projektbeteiligten auf den gleichen Informationsstand gebracht werden und sich über ihre Erwartungen austauschen. Deshalb sollte das Kick-off Meeting gut vorbereitet und gewissenhaft durchgeführt werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Beteiligten von Anfang an daran zweifeln, dass das Projekt gelingen wird. Das wichtigste Ziel einer solchen Veranstaltung die Motivation des Teams und das Einschwören auf eine gemeinsame Sache.

1. Team
Alle projektrelevanten Personen sollten anwesend sein. Erstelle eine Teilnehmerliste und schicke spätestens 2 Tage vor dem Kick-off-Meeting die Einladung inklusive Agenda raus.

2. Umfang
Lege den Zeitrahmen und die Dauer des Meetings fest und plane genügend Puffer für Diskussionen und Fragen am Ende des Meetings ein.

3. Ort
Reserviere frühzeitig den Meetingraum und organisiere alle benötigten Materialien wie Flipchart, Beamer und Laptops etc. Bei einem längeren Meeting solltest du auch das leibliche Wohl nicht vergessen und für Catering und Getränke sorgen.

4. Inhalte
Bereite die geplanten Inhalte übersichtlich und für alle Teilnehmer:innen auf und verteile z.B. Handouts schon auf den Plätzen.

5. Dokumentation
Bestimme den/die Protokollant:in vorzeitig oder sorge für die Möglichkeit einer Aufzeichnung des Meetings.

Ablauf

Es gibt verschiedene Formen des Kick-off Meetings. Hier haben wir mal ein Beispiel zusammengestellt:

• Zwangloses Kennenlernen
• Begrüßung durch Projektleiter:in
• Vorstellung der Projektorganisation und aller Beteiligten: Verantwortliche und ihre Aufgaben, Auftraggeber:innen/Geldgeber:innen, Projektteam
• Ziel des Kick-off-Meetings
• Projektvision: Welches Ziel hat das Projekt?
• Projektkosten
• Grobplanung des Projektes: Zu erwartender Zeitumfang und Arbeitsaufwand
• Kommunikationswege im Projekt klären: Zukünftig Präsenz-Meetings oder Video- sowie Telefonkonferenzen möglich?
• Hilfsmittel und Dokumentation im Projekt
• Erwartungen an das Projektkernteam (Projektkultur)
• Nächste Schritte im Projekt, weitere Termine
• Fragen der Teilnehmer:innen beantworten und Anregungen aufnehmen

Und zur Inspiration noch 12 Tipps für ein erfolgreiches Kick-off Meeting

1. Teambildung
In der Projektarbeit treffen die unterschiedlichsten Menschen aufeinander. Deshalb ist es wichtig, dass Kick-off Meeting zu nutzen, um alle miteinander bekanntzumachen. Dieses Team wird im Laufe des Projektes eng zusammenarbeiten. Es hilft, die Motivation zu steigern, wenn man weiß, welcher Mensch sich hinter der E-Mail Adresse bzw. der Telefonnummer verbirgt. Das stärkt das Wir-Gefühl und somit auch den Zusammenhalt im Team.

2. Ziele und Inhalt erklären
Damit sich alle Teilnehmer:innen mit dem Projekt identifizieren können, ist es wichtig, nicht nur die Frage nach dem Sinn und Ziel des Projektes zu beantworten, sondern vor allem auch zu klären, welchen Nutzen die Mitarbeiter:innen haben und wie sie am Projekterfolg teilhaben können.

3. Alle auf einen Stand bringen
Kommen die Mitarbeiter:innen aus unterschiedlichen Abteilungen, bestehen oft Wissenslücken. Die einen sind bereits in die Materie eingearbeitet, die anderen brauchen noch mehr Informationen. Ein Kick-off-Meeting sollte alle Teilnehmer:innen auf den gleichen Wissensstand zu bringen. So wird verhindert, dass einer/eine hinter die anderen zurückfällt.

4. Logische Projektnamen vergeben
Um eine erste Identifikation mit dem Projekt zu schaffen ist es ein guter Ansatz, die Teilnehmer:innen gemeinsam einen Projektnamen erarbeiten zu lassen. So kommt das Team in erste Gespräche miteinander und die Motivation und Leistungsbereitschaft steigt.

5. Rollenverteilung klären
Wer trägt die Verantwortung für welchen Bereich des Projektes? Wer ist mein Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen? Diese Themen sollten klar festgelegt werden, damit alle Teammitglieder ihre Aufgaben kennen und verstehen. Außerdem beugt dies Missverständnissen und Streit über Kompetenzen von Anfang an vor.

6. Kommunikationswege diskutieren
Die Kommunikation unter allen Projektbeteiligten ist essenziell für das Gelingen des Projektes. Deshalb gilt es, die Kommunikationswege genau festzulegen, damit jede/r alle relevanten Informationen genau dann erhält, wenn er/sie diese braucht.

7. Klarheit über die Ziele schaffen
Natürlich muss das Gesamtziel des Projektes im Kick-off Meeting erläutert werden. Noch wichtiger ist es allerdings, dass jeder/jede Teilnehmer:in seine/ihre konkreten Teilziele kennt, auf die er hinarbeitet. Das Erreichen dieser kleineren Teilziele wirkt sich positiver auf die Motivation jedes und jeder Einzelnen aus als ein großes Ziel, das unerreichbar erscheint.

8. Vertrauen schaffen
Dem/der Projektleiter:in dient das Kick-off Meeting auch dazu, Vertrauen in die eigene Person sowie die eigenen Fähigkeiten aufzubauen. Hat das Team bereits zu Beginn Zweifel, ob die Person, die das Projekt leiten soll, geeignet ist, wird sich das in der Motivation und auch in den Ergebnissen niederschlagen. Vertrauen schafft man über Ehrlichkeit und Transparenz. Erweckt man den Eindruck, keine Verantwortung zu übernehmen, nicht ehrlich zu sein oder nicht hinter dem Team zu stehen, wird einem niemand Vertrauen schenken.

9. Potenziale des Teams erkennen
Jedes Teammitglied bringt seine ganz individuellen Fähigkeiten für das Projekt mit. Aufgabe des/der Projektleiters/in ist es, diese Fähigkeiten zu erkennen und für das bevorstehende Projekt zu nutzen. Dafür ist es unumgänglich, sich mit seinen Mitarbeiter/innen umfassenden zu beschäftigen und ihre Stärken und Schwächen genau zu kennen.

10. Emotionen wecken
Die Teilnehmer:innen nur mit Zahlen und Fakten zu konfrontieren, lässt keine Bindung zum Projekt entstehen. Wer erreichen will, dass die Mitarbeiter motiviert und begeistert an ihre Aufgaben gehen, muss positive Emotionen vermitteln. Hier gilt es, den Sinn, die Inspiration und die Menschen sowie ihre Stärken in den Mittelpunkt stellen.

11. Bilder entwerfen
Eine bildhafte Sprache erreicht sowohl unsere linke als auch unsere rechte Gehirnhälfte und sorgt so dafür, dass Inhalte einfacher abgespeichert werden können. Hier eignen sich vor allem Metaphern und Redewendungen.

11. Wichtige Botschaften wiederholen
Der erste Schritt ist getan, wenn die Teilnehmer:innen gut informiert und inspiriert aus dem Kick-off-Meeting gehen. Nun kommt es darauf an, dass diese Anfangsmotivation langfristig aufrecht erhalten bleibt. In unserem Gehirn werden Dinge, die nicht häufig wiederholt werden, nicht lange gespeichert. Deshalb gilt es, die wichtigsten Botschaften regelmäßig zu wiederholen und so den Teilnehmer:innen immer wieder ins Gedächtnis rufen.

Wir hoffen, dass wir dich mit unseren Tipps inspirieren können, dein nächstes Kick-off Meeting erfolgreich und kreativ zu gestalten.